Pengertian SOP, Tujuan, Fungsi, Manfaat, Unsur, Jenis, dan Contoh SOP

Standard Operating Procedure (SOP) merupakan suatu pedoman yang berisi prosedur-prosedur operasional standar yang ada di dalam suatu organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa semua keputusan dan tindakan, serta penggunaan fasilitas-fasilitas yang dilakukan oleh orang-orang di dalam organisasi berjalan dengan efektif dan efisien, konsisten, standar dan sistematis. 

SOP dibuat untuk menyederhanakan suatu pekerjaan agar berfokus pada intinya, tetapi cepat dan tepat. Dengan cara ini, keuntungan mudah diraih, pemborosan diminimalisasi dan kebocoran keuangan dapat dicegah. Hal ini biasa diterapkan pada perusahaan kompetitif yaitu perusahaan yang semua pekerjaan bisa di selesaikan secara tepat waktu. 

1. Moekijat (2008)

Menurut Moekijat (2008), Standar Operasional Prosedur atau yang disingkat dengan SOP adalah suatu urutan langkah-langkah atau pelaksanaan-pelaksanaan sebuah pekerjaan, bagaimana melakukannya, bilamana melakukannya, dimana pekerjaan tersebut dilakukan, dan siapa yang melakukannya. 

Menurut Laksmi, dkk (2008), Standard Operating Procedure (SOP) merupakan sebuah dokumen yang berhubungan dengan prosedur yang dikerjakan secara kronologis untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dan bertujuan untuk memperoleh hasil kerja yang efektif dari para pekerja dengan biaya yang serendah-rendahnya. 

Menurut Insani (2010), SOP adalah dokumen yang berisi serangkain instruksi tertulis yang dibekukan mengenai berbagai proses. 

Menurut Tjipto Atmoko (2011), Standar Operasional Prosedur ialah suatu acuan atau pedoman dalam mengerjakan tugas/pekerjaan berdasarkan fungsi dan alat penilaian kinerja baik itu instansi pemerintah maupun non-pemerintah, usaha atau non-usaha, sesuai dengan indikator-indikator seperti teknis, administratif, prosedural sesuai dengan tata kerja, dan prosedur kerja yang bersangkutan. 

Menurut Ekotama (2011), SOP atau yang diterjemahkan menjadi PSO (Prosedur Standar Operasi) adalah sistem yang disusun untuk memudahkan, merapikan, dan menertibkan pekerjaan kita. 

Menurut Sailendra (2015), SOP (Standar Operasional Prosedur) adalah panduan yang digunakan untuk memastikan kegiatam operasional organisasi atau perusahaan berjalan dengan lancar. 

Baca Juga: Pengertian Analisis SWOT, Tujuan, Unsur-Unsur, Manfaat, Dan Contohnya

Tujuan SOP

Menurut Tambunan (2013) sebuah SOP disusun dan disajikan dengan tujuan sebagai berikut:

• Menjamin terlaksananya kegiatan-kegiatan organisasi sesuai dengan kebijakan dan ketentuan organisasi secara efektif dan efisien.
• Menjamin keandalan pemrosesan dan produksi laporan yang dibutuhkan organisasi.
• menjamin kelancaran proses pengambilan keputusan organisasi secara efektif dan efisien.
• menjamin terlaksananya aspek kontrol kegiatan yang dapat mencegah terjadinya penyelewengan maupun penggelapan oleh anggota organisasi maupun pihak-pihak lain.

Fungsi SOP

SOP memiliki beberapa fungsi diantaranya adalah sebagai berikut:

• Memperlancar tugas petugas atau tim.
• Sebagai dasar hukum apabila terjadi penyimpangan.
• Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah untuk dilacak.
• Mengarahkan petugas untuk semata-mata disiplin dalam bekerja.
• Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

Manfaat SOP

Menurut menteri pendayagunaan aparatur negara (permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008), disebutkan bahwa manfaat SOP secara umum bagi sebuah organisasi adalah:

• Sebagai standarisasi atau cara yang dilakukan para pegawai untuk menyelesaikan pekerjaan khusus, serta mengurangi kesalahan kelalaian.
• SOP dapat membantu staf agar lebih mandiri serta tidak tergantung pada manajemen, sehingga pimpinan tidak perlu turun langsung ke lapangan dalam pekerjaan sehari-hari.
• Memberikan tanggung jawab khusus pada setiap pekerja.
• Menciptakan standar kerja yang baik agar dapat meningkatkan kualitas kerja antar semua pegawai.
• Menyediakan pedoman bagi setiap pegawai pelayanan setiap harinya.
• Membantu penelusuran terhadap suatu kesalahan yang bisa saja terjadi pada suatu pekerjaan.

Prinsip SOP

Menurut Moekijat (2008) supaya terciptanya efektifitas dan efisiensi dari sebuah SOP maka dibutuhkan prinsip-prinsip sebagai berikut:

• Sederhana, sehingga SOP tersebut dapat mempermudah pengawasan.
• Spesialisasi harus dipergunakan dengan sebaik-baiknya.
• Pencegahan penulisan, gerakan, atau kegiatan yang tidak perlu.
• Mencegah adanya rintangan dan berusaha mendapatkan arus pekerjaan yang sebaik-baiknya.
• Mencegah kekembaran (duplikasi) pekerjaan terutama pada formulir.
• Ada pengecualian yang seminimum-minimumnya terhadap peraturan.
• Mencegah pemeriksaan yang tidak perlu.
• Bersifat fleksibel (dapat disesuaikan dengan kondisi).
• SOP memberikan pengawasan yang terus-menurus terhadap pekerjaan yang dilakukan.
• Menggunakan mesin kantor dengan sebaik-baiknya.
• Menggunakan urutan pelaksanaan pekerjaan dengan sebaik-baiknya.
• Tiap pekerjaan yang diselesaikan harus memperhatikan tujuan.
• Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai seminimum-minimumnya.
• Pergunakan sebaik-baiknya prinsip pengecualian.

Unsur-Unsur SOP

Menurut Tambunan (2013) unsur-unsur dalam standar operasional prosedur sangat menentukan dalam efektifitas penyusunan dan penerapan SOP itu sendiri. Ketika unsur-unsur SOP diabaikan dalam suatu organisasi, maka pelaksanaan SOP itu sendiri tidak bermanfaat bagi organisasi tersebut. Adapun unsur-unsur SOP yang bisa digunakan sebagai acuan dalam mengimplementasikan SOP antara lain sebagai berikut:

1. Tujuan

Pada dasarnya penyusunan SOP harus memiliki tujuan. Tujuan tersebut harus dinyatakan dengan jelas agar bisa menjadi landasan setiap prosedur serta langkah kegiatan yang ada didalam SOP, termasuk keputusan-keputusan yang diambil pada saat melaksanakan suatu prosedur dan kegiatan.

2. Kebijakan

Pedoman SOP harus dilengkapi dengan pernyataan kebijakan yang terkait, yang bertujuan untuk mendukung pelaksanaan prosedur secara efektif dan efisien. Kebijakan-kebijakan yang terkait dengan prosedur operasional standar bersifat spesifik untuk masing-masing prosedur.

3. Petunjuk Operasional

Petunjuk operasional yang dimaksud adalah bagaimana pengguna akan membaca panduan SOP tersebut dengan cara yang benar. Bagian ini sangat penting untuk mengarahkan pengguna dalam memahami bebagai bentuk tampilan serta simbol-simbol yang digunakan didalam prosedur yang bersangkutan.

Petunjuk ini hanya disajikan pada awal pedoman, dan tidak disajikan berulang-ulang pada setiap prosedur. Petunjuk operasionala harus dinyatakan secara lengkap, konsisten, dan bahasa yang jelas. sehingga petunjuk operasional menjadi lebih bermanfaat.

4. Pihak Yang Terlibat

Hal penting lainnya yang harus diperhatikan dalam menyusun SOP adalah pihak atau fungsi yang terlibat didalam prosedur yang bersangkutan. Dalam pelaksanaan prosedur, lebih baik menggunakan fungsi sebagai representasi dari pihak yang terlibat, daripada menggunakan nama bagian atau unit, departemen atau juga nama jabatan dan orang yang rentan terhadap perubahan atau pergantian.

5. Formulir

Yang dimaksud formulir adalah bentuk standar dan dokumen-dokumen kosong atau lazim juga disebut blanko atau dokumen, yang lazim digunakan dalam menjalankan prosedur tertentu sebagai media yang menghubungkan tiap keputusan dan kegiatan yang dilakukan oleh setiap pihak yang terlibat di dalam prosedur tersebut.

Di dalam SOP, formulir merupakan media validasi dan kontrol prosedur. Karena keberadaan formulir di dalam suatu prosedur memiliki fungsi sebagai sumber terpenting untuk kontrol dan pelaksanaan audit, tidak hanya berfungsi sebagai media agar terlaksana relasi keputusan dan kegiatan antar pihak-pihak yang terlibat dalam prosedur.

Oleh karena itu, di dalam pedoman SOP, dalam setiap prosedur harus pula dijelaskan dengan tepat bagaimana cara pengisian setiap formulir yang digunakan dalam prosedur yang bersangkutan.

6. Masukan

Setelah formulir sebagai media masukan disiapkan, maka kegiatan di dalam sistem dapat dilakukan, dengan asumsi bahwa kualitas data sudah memenuhi persyaratan sesuai yang dianyatakan dalam kebijakan ataupun syarat prosedur.

7. Proses

Proses adalah tahapan lanjutan setalah tahapan masukan dalam prosedur. proses dapat terdiri dari satu atau lebih sub proses. Hal ini juga dapat terjadi pada prosedur suatu organisasi. Proses (dan sub proses) adalah kegiatan yang bertujuan mengubah masukan menjadi keluaran.

Data dan informasi di dalam masukan diubah menjadi informasi dan knowledge yang dibutuhkan oleh organisasi untuk pengambilan keputusan dan melaksanakan kegiata dalam rangka mencapai tujuan yang ditetapkan, baik jangka pendek maupun jangka panjang.

8. Laporan

Laporan dalam SOP harus dibedakan dengan formulir, blanko, atau dokumen. Laporan dalam suatu prosedur, biasanya sangat spesifik dan tidak sama dengan laporan yang diproduksi di dalam prosedur lainnya.

9. Validasi

Validasi adalah bagian yang penting dalam pengambilan keputusan dan pelaksanaan kegiatan di dalam organisasi. Tujuan dari melakukan validasi adalah untuk memastikan bahwa semua keputusan yang diambil dan kegiatan yang dilakukan telah sah (valid).

10. Kontrol

Kontrol dapat dibagi dengan berbagai cara. Ada yang menurut spesifikasinya, prosedur, kepatuhannya, dan sebagainya. Untuk dapat menerapkan SOP dan prosedur-prosedur, maka kontrol yang diterapkan harus mencakup semua bentuk kontrol tersebut.

Jenis SOP

Jenis-jenis SOP dibagi berdasarkan:

1. Berdasarkan Sifat Kegiatan

• SOP Teknis, adalah prosedur standar rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh satu orang pelaksana dalam satu peran atau jabatan.
• SOP Administratif, adalah prosedur standar umum yang tidak rinci dan padat dikerjakan oleh lebih dari satu orang atau jabatan.

2. Berdasarkan Cakupan dan Besaran Kegiatan

• SOP Mikro, suatu SOP yang kegiatannya menjadi bagian dari suatu kegiatan dari sebuah SOP makro.
• SOP Makro, kesempurnaan yang lebih dari satu SOP mikro yang membentuk rangkaian kegiatan yang ada di dalam SOP tersebut.

3. Berdasarkan Cakupan dan Kelengkapan Kegiatan

• SOP Final, yaitu SOP yang dalam cakupan kegiatannya sudah menghasilkan produk utama.
• SOP Parsial, yaitu SOP yang dalam cakupan kegiatannya belum menghasilkan produk utama paling akhir sehingga harus ada kegiatan lanjutan untuk menghasilkan produk final.

4. Berdasarkan Cakupan dan Jenis Kegiatan

• SOP Generik, yaitu SOP yang dalam kegiatannya memiliki kesamaan antara kegiatan dan pelaksanannya.
• SOP Spesifik, yaitu SOP khusus yang memiliki perbedaan dari tahap kegiatan, pelaksana, dan tempat SOP tersebut diterapkan.

Contoh SOP Sederhana

Contoh SOP Karyawan Perusahaan

Baca Juga: Pengertian Iklan, Tujuan, Ciri-Ciri, Fungsi, Dan Jenis-Jenisnya

Dapat disimpulkan bahwasanya SOP merupakan hal yang sangat penting untuk berlangsungan sebuah organisasi atau perusahaan. karena pastinya sebuah perusahaan memiliki tujuan yang ingin dicapai, dan untuk mencapai hal tersebut diperlukan adanya prosedur dan aturan yang harus di penuhi yang disebut dengan SOP. Demikianlah informasi singkat mengenai artikel diatas, semoga bermanfaat.